Saiba o porquê Líderes de sucesso priorizam o Onboarding

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O processo de recrutamento e seleção é bem conhecido no universo de RH e pelos principais executivos. Mas, e depois que a pessoa é contratada? Os primeiros momentos de um novo integrante numa empresa são muito importantes e devem ser bem conduzidos para que estimule o engajamento deste colaborador ao negócio e aos seus colegas de trabalho.

O que é Onboarding?

Onboarding é um termo em inglês que significa “embarcar”, no caso, embarcar e mergulhar na organização. É um termo que contempla os procedimentos que têm como objetivo integrar e capacitar o recém-chegado e fazer com que ele se adapte à cultura organizacional e dos objetivos da empresa no menor espaço de tempo possível.

Portanto, o onboarding é um processo que visa diminuir o tempo em que um colaborador demora para alcançar seu real potencial produtivo, o chamado break-even.

Segundo nossas pesquisas, quando não se realiza um bom processo de onboarding, 40% dos líderes recém contratados falham nos primeiros 18 meses de companhia. Também observamos que em média um gerente sênior leva mais de 6 meses até atingir break-even. Portanto, quando se faz as contas de todos os custo, desgastes e tempo envolvidos, dá para se perceber a importância deste processo para qualquer negócio.

Benefícios do Onboarding

  • Empresas que o utilizam tem equipes mais integradas entre si e com o novo colaborador, melhorando a adaptação entre todos.
  • Proporciona que o novo profissional escute mais ativamente as necessidades do negócio, desenvolva estratégias e obtenha resultados mais rápidos e eficazes.
  • O Onboarding é uma ótima solução para as empresas que tem problemas com alto índice de turnover (rotatividade de colaboradores). Quando uma pessoa se sente acolhida, os vínculos com a empresa se fortalecem, diminuindo as chances de ele buscar ou aceitar novas oportunidades.

Como colocar em prática o processo de Onboarding?

Um processo de integração bem feito começa antes mesmo da pessoa iniciar seu novo trabalho. Podemos considerar que se inicia durante a fase de recrutamento e seleção, pois uma das ações do onboarding é a divulgação e fortalecimento da marca ou identidade que a empresa pretende transmitir às pessoas que quer atrair para o seu corpo de colaboradores. É uma das formas de  alinhar as expectativas de futuros candidatos aos valores, cultura e produtos da empresa.

Um exemplo clássico de equivoco é quando uma empresa de tecnologia, que se posiciona como uma marca “cool” e inovadora, solicita que o profissional preencha quinze formulários burocráticos no primeiro dia de trabalho.Com certeza a imagem de inovação irá se enfraquecer.

Quanto mais uma empresa divulga em seu site ou nos anúncios da posição, informações sobre o estilo e o ambiente de trabalho, mais os candidatos saberão de antemão os valores e a cultura da organização e, com isso, aumentam as chances de atrair pessoas que mais facilmente se identificam e se  alinham aos mesmos objetivos.

O estilo do anúncio, a mídia onde será publicada, a imagem que se coloca… tudo isso já são informações sobre a empresa e que tipo de pessoa esperam contratar.

Contudo, uma grande energia para a integração também deve ser colocada nos primeiros dias de trabalho. Vale destacar:

12 dicas para uma boa integração

 

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No primeiro dia de trabalho um turbilhão de informações será passada para o recém-chegado e sabemos que a primeira imagem é a mais difícil de ser desfeita, tanto a positiva, quanto a negativa. Portanto, é fundamental que haja um planejamento prévio e vários detalhes sejam cuidados, pois  quando realizados, são passos importantes para acolher o novo integrante ao time.

Antes da data de início deve-se providenciar:

1 – Carta de boas-vindas ao profissional

A carta tem como função construir laços entre a empresa e a pessoa que foi escolhida dentro de inúmeros critérios. Com isso cria-se um sentimento de acolhimento e demonstra interesse com o novo colaborador. Se possível, faça uma carta de boas-vindas personalizada também à família do novo profissional.

2- Criar um endereço de e-mail

Pode parecer bobagem, mas é muito importante para o novo colaborador ingressar na empresa e já ter o seu e-mail disponível, de maneira que possa compartilhar informações e se comunicar. Sugerimos que um dos primeiros e-mails que deve receber é o que contenha informações relevantes, tais como a lista dos principais contatos dentro da organização que poderão ajudá-lo a esclarecer dúvidas burocráticas, logísticas, TI e afins.

3- Providenciar cartão de visitas

Assim que se define e fecha-se o contrato com o novo colaborador é importante que já se providencie os cartões de visita. É uma forma de proporcionar orgulho em relação à empresa e, inclusive, para que possa ser mostrado para os familiares, amigos, além de já deixá-lo pronto para qualquer visita comercial.

4-  Ter o próprio espaço

Disponibilizar mesa, cadeira, computador, aparelho de celular, vale-refeição, fazendo com que o novo integrante se sinta como parte do time, sem qualquer diferença com os mais antigos na casa.

5- Agendar reuniões de apresentação e alinhamento com os principais stakeholders que vão interagir com o novo contratado.

Importante construir um cronograma prévio (que depois será validado) com datas e horários de conversas para integração do novo profissional aos negócios e para que se situe no ambiente interno e externo da empresa.

6- Reunir-se com o time atual e esclarecer eventuais dúvidas

É indispensável que o gestor contratante converse com a equipe que vai receber o novo profissional sobre a entrada de um novo membro e, se necessário, fazer ajustes de papéis, expectativas e responsabilidades.

7- Escolher quem poderá ser o “bom amigo”

O “bom amigo” é a pessoa que irá acompanhar de forma mais próxima, durante o primeiro mês, o novo colaborador, de maneira a ajudá-lo na sua integração ao time e aproximá-lo dos outros colegas da área e das outras equipes de interface importante.

 

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Como escolher um bom amigo?

O bom amigo deve gostar de atuar com esse papel para que o faça bem e é necessário que seja um ótimo profissional para que sirva de modelo e inspiração para o recém-chegado. Além disso, deve-se orgulhar deste papel e para que isso aconteça o gestor também precisa dar valor a isso.

O bom amigo jamais substitui o gestor. O gestor deve ser a principal fonte de orientação do novo profissional e o bom amigo atuará como um complemento desse papel para auxiliar no dia a dia enquanto o responsável estiver ausente. O líder precisa sempre procurar o recém-chegado e ajudá-lo com as dificuldades e eventuais dúvidas.

O bom amigo deve ser apresentado, no máximo, no segundo dia de trabalho para ser o colega que no primeiro mês auxiliará com as dúvidas básicas do dia a dia, oferecendo dicas em relação à cultura da organização e sempre estando disposto e evitar que o novo integrante fique sozinho, por exemplo, na hora do almoço.

No primeiro dia:

8- Café da manhã de boas vindas

Se possível, deve-se realizar um café da manhã de boas-vindas ao novo profissional, criando-se um momento de descontração.

9- Trocas de biografias

Neste café da manhã, pode-se organizar uma troca de breves histórias pessoais. Uma pergunta bacana para que todos dialoguem pode ser: que fato, em minha vida, foi relevante para que eu esteja trabalhando aqui, nesta empresa, nesta posição e nesta área?

Uma breve rodada entre todos na equipe, já dá para saber um pouco sobre a biografia de cada um. Histórias pessoais aquecem e integram os times.

Cuidados: avise sobre o tempo disponível para que todos possam falar.

10 – Missão, visão e valores

É de extrema relevância que o novo integrante logo no primeiro dia seja apresentado oficialmente à missão, visão e valores da empresa. Mesmo que se imagine que ele já saiba, no primeiro dia é de fundamental importância que o gestor enfatize a importância destes temas, conectando-os com a biografia da própria organização. Utilizar uma linha do tempo sobre a história da empresa ajuda muito.

A missão, visão e valores ajudam a fazer uma conexão direta com a função e papel, com as responsabilidades, metas,  indicadores e as  competências, sobre as quais este novo profissional será avaliado em sua trajetória profissional.

11- Programe-se para apresentar toda a empresa

É um grande desafio para um profissional se sentir em casa, principalmente em grandes empresas, pois a tendência é que ele desconheça tudo, por isso é sempre indicado que haja uma visita pelos principais departamentos. Também é importante apresentar, nem que seja através do mapa, lugares próximos como ponto de ônibus, táxi, restaurantes, farmácias e bancos.

12- Apresente a equipe

Por fim, mas não menos essencial, organize a apresentação de toda a equipe com quem esse novo integrante terá grande interface, de forma que possa familiarizar-se o mais rapidamente possível.

 

Conduza uma primeira conversa estratégica

É possível integrar alguém à cultura organizacional sem falar sobre o macro ambiente, o contexto onde a empresa está inserida? Pois é, acreditamos que este tema é de fundamental importância para que haja entendimento estratégico sobre o negócio.

Mesmo que você considere que o novo colaborador compreenda bem sobre a macroeconomia do pais e do mundo, troque algumas ideias com ele a respeito deste assunto. Sugerimos alguns temas:

  • O contexto que estamos atuando, o mercado atual;
  • Quem são nossos clientes e quais queremos prospectar;
  • Para que existimos. Quais são as necessidades que atendemos no mercado;
  • Quem são nossos principais concorrentes;
  • Como estamos posicionados no mercado;
  • Quais são as estratégias do nosso negócio;
  • Quais são os nossos pontos fortes / fracos / ameaças e oportunidades;
  • Qual a nossa visão de futuro para médio e longo prazos.

Descubra o quanto este profissional conhece sobre estes assuntos e como ele enxerga que estes temas afetam o negócio, o departamento, quais os benefícios ou desafios e as consequências de um erro.

Observe e verifique se a pessoa está acompanhando a conversa, se ele entendeu o que foi discutido, peça para resumir o que assimilou de mais importante até o momento.

Pergunte se tem sugestões a dar em relação ao que foi demonstrado, algo que possa incrementar e, se for uma boa sugestão, acate. Compreendas as intenções da mudança, explore a visão que tem sobre as consequências das mudanças sugeridas e se mesmo depois deste dialogo, não puder aceitar deixe sempre claro do porquê não, caso contrário ele poderá interpretar que você não é aberto a mudanças, podendo até desmotivá-lo.

Dependendo do tipo de trabalho que será realizado, peça para demonstrar ou explicar a execução do processo. Sempre recomendado que as primeiras semanas do novo colaborador sejam acompanhadas de forma próxima pelo seu gestor e que forneça constantemente orientações e feedback.

Outra importante recomendação é que o líder demonstre que está acompanhando, orientando, mas ao mesmo tempo confia neste novo profissional, de forma a sempre motivá-lo.

 

REFLEXÕES PARA O LEITOR:

  • Como gestor da sua equipe, de que maneira tem integrado os novos profissionais ao seu negócio?
  • Deixe seu comentário, perguntas ou sugestões;
  • Escreva-nos sobre outros temas que gostaria que escrevêssemos.

 

Stella Freitas

Consultora, Coach e Sócia-Diretora da Litterale Consultoria e autora do livro Inteligência Sistêmica um Novo Modelo de Liderança nas Organizações

 

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4 Comments

  1. É com muita satisfação que publicamos nosso primeiro Blog.
    Escolhemos com carinho este tema, uma vez que observamos que o mercado está aquecendo e com isso, as contratações começam a ser ativadas.
    O tema desta semana foi direcionado para um dos principais Stakeholder deste processo: O líder contratante.
    Em breve vamos publicar sob a ótica do profissional que foi contatado.
    Seja bem vindo a este novo espaço e sinta-se à vontade para deixar suas perguntas e demandas de novos temas. Vamos procurar atender a todos eles.
    abraços
    Stella Freitas

  2. Esta pratica infelizmente não é adotada pela maioria das empresas. Entrar em um novo ambiente de trabalho é sempre difícil. Dependendo da empresa a fase de adaptação é longa e requer um acompanhamento direto de um profissional do RH ou membro indicado pela gestão.

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