20 Dicas Para Criar um Evento que Supere Expectativas

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Organizar e realizar um evento corporativo requer planejamento e atenção incansáveis. Não importa o tema:  seja uma conferência, um seminário ou uma confraternização. Assim como não importa o tempo de planejamento: você pode ter três semanas para planejar ou um ano inteiro. O sucesso do seu evento está além da boa execução do que é esperado, está nos detalhes. 

Por isso, tenha objetivos claros. Eles podem ser desde um agradecimento ao trabalho duro da sua equipe ou um alinhamento do time à visão ou o reposicionamento da marca ou novidades sobre a  empresa. 

O que fazer primeiro?

  1. Sempre comece com estratégia. Assim como construir qualquer negócio, os grandes eventos começam com uma estratégia forte, ponderada e mensurável.  
  2. Decida seu público-alvo. Defina claramente quem é seu público-alvo, para quem será o evento e busque conhece-lo: quais são seus interesses, desafios, costumes? 
  3. A partir disso, todas as outras decisões serão tomadas em termos de formato, conteúdo, preços, localização, etc. Essa abordagem estruturada também ajudará que o escopo não se torne amplo demais ou excessivamente diluído. 

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4. Use um checklist. Quando você decide ter um evento, tudo é importante. Do conteúdo do programa e iluminação ao transporte e estacionamento – tudo conta. É onde está o diferencial do seu evento, nos detalhes que o público considerará inesperados.  

 

DICA: o espaço de eventos Clube ABC Gourmet, que fica dentro do Shopping ABC é um dos mais diferenciados na grande São Paulo, pois além de ser o único que oferece infraestrutura para que 60 pessoas cozinhem juntas, também é bem estruturado para vivenciar outros tipos de experiências. Temas como treinamento e desenvolvimento, convenções, reuniões de happy-hour, alinhamento de times, aniversários e até casamentos são realizados neste local com um ambiente descolado, elegante e diferenciado.  Possui infraestrutura audiovisual, estacionamento, segurança, ambientação descolada e elegante. Se necessário, equipe especializada para apoiar com ações de RH, Marketing, cenário, gastronomia e outras experiências com seus clientes.  

Confira nosso Case de Sucesso falando sobre o Clube ABC Gourmet clicando aqui.

5. Outro importante fator é o calendário. Garanta que seu evento não será em datas que possa comprometer a presença de todos. 

Orçamento 

 6. Desenvolva um “plano de financiamento” para o seu evento e estime os números.  Crie um orçamento de despesas – e economize dinheiro através de doações de patrocinadores ou troca de serviços com fornecedores.  

7. Conheça suas limitações. Se o objetivo é lançar um grande evento, mas o orçamento é pequeno, você pode ter que contrabalançar com a criatividade e muito trabalho do tipo “faça você mesmo”. 

Marketing 

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8. Use um plano de marketing detalhado para o evento, quanto mais organizado, mais profissional o evento será. Garanta que o público-alvo entenda os objetivos do evento e qual seu aprendizado com ele, eles precisam ver motivos para valer a pena ir.

9. Esteja nos mesmos meios de comunicação do seu público. A compra de anúncios em redes sociais garante que o evento será visto por um grande número de pessoas. As plataformas de publicidade social (Facebook, LinkedIn e Twitter) oferecem opções de segmentação em profundidade que podem ajudar significativamente a alcançar seu público-alvo na localização geográfica necessária. 

10. Utilize a tática de pre-eventos sociais online para promover o evento principal. Esta pode ser uma forma de aumentar o interesse e segurar a atenção por mais tempo. Um vídeo promocional de baixo orçamento e muita criatividade aumentará o interesse do público.  

11. Influenciadores são uma boa forma de promover o evento antes, durante e depois. E quanto mais próximo do seu público ele for, melhor.  

12. Aproveite plataformas de registro de eventos como MeetUp. Ele auxilia na promoção do evento. 

13. Use registros e inscrições online, quanto mais prático for todo o processo, mais pessoas se inscreverão. 

 

Equipe 

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14. A equipe define, desde o começo, se o seu evento dará certo ou não. Delegar responsabilidades vai garantir que terá uma pessoa responsável pelos detalhes e garantirá que nada seja esquecido ou que ocorra o mínimo de falhas no caminho. Mesmo assim acompanhe incansavelmente, certifique-se que tudo terá a identidade da empresa. 

15. Subestimar o número de participantes pode ser uma boa estratégia para adequar a realidade à prática. Sua negociação com patrocinadores tem que contemplar uma estimativa menor do que o que você tem planejado, principalmente se for seu primeiro evento, para que os patrocinadores não sejam surpreendidos negativamente. Procure fornecedores e patrocínios que atendam ao seu nicho e que estejam dispostos a se envolver e ajuda-lo na divulgação e na atração de convidados. 

Dia do evento 

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 16. Busque um feedback instantâneo do seu público. Pergunte se estão tendo uma boa experiência e se as suas expectativas estão sendo atendidas. 

17. Ofereça uma experiência com dinâmicas diferentes que incentivem e inspirem os participantes. 

18. Leia sua audiência durante o evento, perceba os olhares, posturas, atitudes e busque sentir a energia durante o evento. Procure sempre melhorar algo ou resolver um conflito pontual para garantir uma experiência ainda melhor. 

19. Mesmo que você saiba sobre o que vai falar a ponto de ser um especialista, faça um roteiro e treine sua fala.  

O que pode dar errado? 

20. Por último, imagine o evento passo a passo e crie uma lista de coisas que podem dar errado, garanta que essas coisas não acontecerão ou, se acontecerem, saiba como reverter imediatamente.  

 

Para sua Reflexão: 

Qual tem sido seu foco ao desenvolver seus eventos? 

Como você tem superado, ou não, os imprevistos durante o desenvolvimento? 

Quais são seus principais desafios no planejamento dos seus eventos? 

Deixe seu comentário, perguntas ou sugestões. 

Escreva-nos sobre outros temas que gostaria que abordássemos. 

 

Maiores informações para locação do espaço de eventos Clube ABC Gourmet ou para a contratação de experiências gastronômicas com seu público consumidor ou suas equipes, clique aqui ou escreva para litterale@litterale.com.br ou whatsapp (11) 98473.3377  ou (11) 99376-7082

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